УПД без НДС: образец заполнения – 2021

Дата публикации 18.02.2021

Использован релиз 3.0.88

Организация ООО “Мода” (продавец), применяющая упрощенную систему налогообложения, заключила с ООО “Торговый дом” (покупатель) договор купли-продажи кожаных сумок. Представитель покупателя (менеджер по закупкам) получает товары на складе продавца по доверенности и далее вывозит его собственными силами (самовывоз). Для оформления операции реализации продавец по согласованию с покупателем применяет универсальный передаточный документ (УПД).

В соответствии с условиями примера приводится порядок отражения продавцом следующих операций:

Отгрузка товаров

Регистрация операции отгрузки (реализации) товаров покупателю в программе производится с помощью документ “Реализация (акт, накладная, УПД)” с видом операции “Товары (накладная, УПД)” (раздел Продажи – подраздел Продажи).

При заполнении документа “Реализация (акт, накладная, УПД)” (рис. 1) нужно указать:

В табличной части документа нужно указать сведения о реализуемых товарах (наименование, количество, цена, сумма).

Организация ООО “Мода”, применяющая упрощенную систему налогообложения (далее – УСН), не признается плательщиком НДС (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), поэтому документ “Реализация (акт, накладная, УПД)” составляется без НДС.

По гиперссылке Подписи документа учетной системы “Реализация (акт, накладная, УПД)” (рис. 1) можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции для автоматического заполнения соответствующих строк УПД (рис. 2):

По гиперссылке Доставка документа учетной системы “Реализация (акт, накладная, УПД)” (рис. 1) можно открыть дополнительное окно (рис. 3) для указания:

При заполнении дополнительных сведений о доставке следует учитывать, что поля “Автомобиль”, “Водитель”, “Груз” заполняются при установленном флажке для значения “Перевозка автотранспортом” и используются в случае, когда доставка товара осуществляется силами самого продавца.

При доставке товаров силами привлеченной транспортной компании следует указать ее наименование в поле “Другой” и заполнить в строке “Сведения о транспортировке (для УПД)” номер и дату транспортной накладной перевозчика, а также, при необходимости, вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д.

В случае, когда покупатель сам забирает товары со склада продавца, можно, при необходимости, указать в строке “Сопроводительные документы” сведения об имеющемся сертификате, а в строке “Сведения о транспортировке (для УПД)” – вид упаковки, массу нетто/брутто груза и т.д. (рис. 3).

Для проведения документа “Реализация (акт, накладная, УПД)” (рис. 1) нужно нажать на кнопку Провести или Провести и закрыть.

Если оформление отгрузки товаров покупателю производится с помощью универсального передаточного документа (УПД), то необходимо переключить тумблер под табличной частью документа “Реализация (акт, накладная, УПД)” (рис. 4) в положение УПД.

Организации, применяющие УСН, не признаются плательщиками НДС, следовательно, не составляют счета-фактуры.

Отсутствие составленного и проведенного документа “Счет-фактура выданный” служит основанием для автоматического формирования в программе универсального передаточного документа (УПД) только в качестве первичного учетного документа, т.е. УПД со статусом “2”.

ВНИМАНИЕ! Согласно п. 5 ст. 173 НК РФ лица, не являющиеся плательщиками НДС, обязаны исчислить и уплатить в бюджет НДС в том случае, если они выставили покупателю счет-фактуру с выделенной суммой налога. При этом сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет, определяется как сумма налога, указанная в выставленном счете-фактуре.

Следовательно, если организация, применяющая УСН, по каким-либо причинам выставит в адрес покупателя счет-фактуру с указанием в графе 7 “Налоговая ставка” значения “Без НДС” и, соответственно, с отсутствием суммы налога в графе 8 “Сумма налога, предъявляемая покупателю”, то у такой организации будет отсутствовать обязанность по исчислению и уплате в бюджет суммы налога. В то же время ввиду наличия проведенного документа учетной системы “Счет-фактура выданный” в программе будет автоматически формироваться УПД со статусом “1”.

Если же организация, применяющая УСН, по каким-либо причинам еще и начислит НДС с применением ставок 20% или 10% на стоимость реализованных товаров и отразит эти сведения в выставленном покупателю счете-фактуре, то у такой организации возникнет обязанность исчислить и уплатить начисленную сумму налога в бюджет, а также представить налоговую декларацию по НДС в электронной форме. При этом в программе будет автоматически сформирован УПД со статусом “1” с заполненными сведениями о налоговой ставке и сумме НДС.

Просмотр и печать УПД

Просмотр и печать УПД можно выполнить из документа “Реализация (акт, накладная, УПД)” по команде Печать (рис. 4)

Номер и дата УПД, указанные в строке (1) печатной формы документа (рис. 5), будут соответствовать номеру и дате документа “Реализация (акт, накладная, УПД)”.

Из документа “Реализация (акт, накладная, УПД)” в сформированный УПД также будут перенесены сведения о продавце и покупателе, грузоотправителе и грузополучателе, а также о реализуемом товаре (наименование, количество, цена, стоимость).

При этом в части, относящейся к счету-фактуре, в соответствии с рекомендациями налоговой службы (Приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ “Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры”) будут проставлены прочерки для значений:

ВНИМАНИЕ! Поскольку в данном случае УПД применяется только как первичный учетный документ, то подписи под табличной частью счета-фактуры в строках “Руководитель организации или иное уполномоченное лицо” и “Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо” не проставляются.

Кроме того, в УПД будут указаны следующие сведения:

Все остальные сведения, характеризующие факт хозяйственной жизни, можно внести в документ вручную. Включение и отключение режима редактирования производится с помощью кнопки . По умолчанию документ изначально находится в режиме редактирования.

Кроме того, из режима просмотра и редактирования печатной формы документа можно:

Об особенностях заполнения УПД при доставке товара на склад покупателя силами транспортной компании см. здесь.

При подписании продавцом УПД необходимо учитывать следующие разъяснения, приведенные в Приложении № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:

Правая сторона УПД заполняется покупателем при приемке товара.

Продавец должен только удостовериться в правильности указания покупателем всех необходимых сведений (рис. 6):

Универсальные передаточные документы

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Читайте также:  Как быть, если течет крыша в доме?

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Как перейти на УПД? Как правильно его заполнять? Когда обязательно применение счета-фактуры, а не УПД? Ответы на эти и другие вопросы детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Поскольку с 01.01.2019 форма счета-фактуры менялась, бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе в добавлении:

Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».

Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.

Обновленный бланк УПД в формате Word скачайте на нашем сайте по ссылке, а бланк в формате Excel — по ссылке.

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

  1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
  2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

Строка

Значение

Особенности заполнения

Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:

· которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;

· которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

Универсальный передаточный документ

Благодаря отмене в 2013 году применения обязательных унифицированных бланков первичных документов, организации получили возможность существенно уменьшить документооборот. Одним из наиболее удачных примеров такой оптимизации служит соединение в одной форме налогового счета-фактуры и бухгалтерского отгрузочного документа. В результате этого слияния возник универсальный передаточный документ.

Документы, которые заменил новый бланк

Ранее обязательными к оформлению передаточными документами являлись товарная накладная, товарная часть товарно-транспортной накладной и передаточный акт по утвержденным формам. Теперь все эти бланки утратили свою актуальность и необходимость, хотя при желании по-прежнему могут использоваться организациями. Сведения о том, какие именно документы использовать в своей работе каждая компания должна закреплять в своей учетной политике в индивидуальном порядке.

В каких случаях используется документ

Основными поводами для оформления универсального передаточного документа являются следующие случаи:

При полном и грамотном оформлении бланка, документ является доказательством совершения сделки законным путем и принимается в качестве первичного учетного документа, обосновывающего проводки бухгалтерии по оприходованию работ, услуг, товаров и материалов. Также документ служит основанием для вычета НДС.

Правила составления универсального передаточного документа

Несмотря на то, что данная форма закреплена на законодательном уровне, ее применение не является обязательным. В ряде случаев, как уже говорилось выше, она может быть заменена другими документами или же скорректирована в зависимости от потребностей организации. Однако, следует отметить, что в документе должны содержаться некоторые обязательные реквизиты:

Если документ подвергается изменениям и редактуре внутри предприятия, вышеупомянутую информацию из бланка исключать нельзя, в противном случае, универсальный передаточный документ не будет считаться законным основанием для бухгалтерских проводок, приходования операций и ТМЦ, возмещения НДС.

Образец заполнения универсального передаточного документа

Верхняя левая часть бланка содержит в себе «окно», в которое нужно вписать статус документа, т.е. то значение, которое он принимает в том или ином случае. Варианта здесь два:

  1. единичка ставится, если передаточный документ заменяет налоговый счет-фактуру и бухгалтерский передаточный акт,
  2. а двойка — если бланк используется только в качестве первичного передаточного акта.

Стоит отметить, что эти два варианта обозначают, что документ могут использовать компании, применяющие НДС в своей деятельности и освобожденные от этой обязанности.

Заполнение следующей части документа зависит от того, какой именно символ был поставлен в первом «окошке». Мы рассматриваем пример, в котором стоит единица (т.е. организация применяет НДС).

Сначала в документ вносятся:

Строку, стоящую ниже (об исправлении) пока заполнять не нужно – сведения в нее вносятся в дальнейшем при необходимости.

Далее в бланк следует внести следующие данные, касающиеся продавца и покупателя:

Если речь идет об ИП, то сюда надо включить его ФИО и адрес регистрации по месту жительства.

Ниже нужно вписать номер и дату платежно-расчетного документа, название и код (в соответствии с принятой классификацией) валюты, в которой происходят расчеты.

Вторая часть бланка включает в себя оформленную в виде таблицы информацию о товарно-материальных ценностях, работах, услугах, подтверждением которых является документ.

Здесь нужно указать:

Затем по порядку в таблицу вписываются следующие показатели:

Далее в столбиках указываются:

В строке «Основание для приема-передачи» указываются:

Если же никакой бумаги нет, сюда можно внести параметры груза (объем, вес, упаковка и т.п.).

Завершающим этапом оформления документа является его подпись всеми заинтересованным сторонами. В бланке в соответствующих ячейках должны расписаться:

Здесь же в строке «Иные сведения» получатель товарно-материальных ценностей, работ или услуг должен отметить тот факт, что нареканий к ним у него нет.

Читайте также:  Как действовать работодателю при травме на производстве

Как заполнить универсальный передаточный документ

Официальная форма

Форма универсального передаточного документа, или сокращенно УПД, разработана налоговиками в 2013 году и введена в оборот письмом ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 с целью упростить документооборот в бухгалтерии. И, насколько известно, ведомство не планирует менять правила заполнения УПД в 2020 году. Но несмотря на то, что универсальный передаточный документ является официально утвержденной формой, организации вправе самостоятельно вносить в бланк изменения и дополнения.

Особенность универсального передаточного документа в том, что он объединяет в себе реквизиты, обязательные для счетов-фактур и первичных форм, например, сведения о грузоотправителе и грузополучателе, реквизиты платежного поручения, наименование и адрес покупателя, наименование валюты, идентификатор госконтракта, реквизиты плательщика, наименование товара и его характеристики, в том числе количественные и пр. Таким образом, вместо двух передаточных документов оформляется один универсальный.

Виды и общие правила использования

Универсальный передаточный документ на практике используется двух видов:

Универсальный документ заполняется со статусом 1, если он используется одновременно как:

Универсальная передаточная форма статуса 2 выполняет только функцию первичного документа. Счет-фактура выставляется отдельно.

УПД используется для оформления разных фактов хозяйственной деятельности. Они перечислены в приложении № 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]:

Бланк универсальной передаточной формы содержит необходимые реквизиты для отражения сведений о них. Он используется как:

Перечислим основные правила, а затем приведем пример, как заполнять УПД:

  1. Если не нужен первичный документ и нужен счет-фактура для получения вычетов по НДС, универсальный передаточный акт не используйте (письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/[email protected]).
  2. Форма со статусом 1 принимается для получения вычетов по НДС и в качестве оправдания совершения расходов.

Как оформить УПД со статусом 1

Универсальный передаточный бланк со статусом 1 объединяет счет-фактуру и первичный документ. Продавец отражает в нем все обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа.

Образец заполнения универсального передаточного акта

Покупатель заполняет универсальную передаточную форму только в части первичного документа. Таблица содержит построчное описание, на основе которого несложно выполнить правильное оформление УПД.

Внесите сведения о грузоотправителе — заполняется при продаже товара.

Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк.

Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же».

Внесите сведения о грузополучателе — заполняется при продаже товара.

Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, поставьте прочерк.

Если грузополучатель и покупатель одно и то же лицо, укажите наименование и адрес грузополучателя. Нельзя писать «он же».

Внесите номер платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т. е. счет-фактура на аванс.

Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, поставьте прочерк.

Заполните строку, если у вас есть данные, — напишите идентификатор государственного контракта.

Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.

Столбец в табличной части

Проставляется код ТРУ, если требуется указать на налоговые льготы или другие особые условия:

Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.

Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Ее заполнение обязательно с 01.10.2017 в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.2012 № 54).

Проставляется сумма акциза. при реализации подакцизных товаров.

В ином случае напишите «Без акциза».

Вносится ставка НДС.

Если организация освобождена от НДС (ст. 145 НК) или при выставлении счета-фактуры компании, не работающей с НДС, пишите «Без НДС».

Укажите сумму НДС в рублях и копейках без округления.

Если организация освобождена от НДС (ст. 145 НК) или при выставлении счета-фактуры компании, не работающей с НДС, пишите «Без НДС».

Заполняется для импортных товаров.

Наименование страны происхождения (10) и ее код по ОКСН (10а), номер таможенной декларации (11).

УПД со статусом 2

Если счет-фактуру выставлять не нужно, оптимально использовать этот универсальный передаточный вариант.

Образец, как заполнить УПД, если в разделе его статуса стоит 2

Правила заполнения универсальной передаточной формы со статусом 2 в основном аналогичны статусу 1 и приведены выше. Но есть и отличия. Свели их в таблице.

Данные о доверенности покупателя внесет продавец, если у него есть эта информация.

Универсальный передаточный документ образец заполнения в 2021 году

В целях сокращения количества документов, которые используются для оформления процедуры приемки движимых объектов (любых товаров), а также результатов услуги, налоговая служба учредила в 2021 году новую форму. Речь идет об универсальном передаточном документе, который способен заменить счет-фактуру первичные бумаги. Образец УПД, а также алгоритм его составления можно найти в материале.

Законодательная база

Основное назначение этой бумаги – объединить в один 2 категории документов, а именно – счет-фактуру и первичку. Таким образом, сотрудники организаций чаще всего могут сэкономить время и заполнить универсальную форму вместо обычной товарной накладной. С другой стороны, традиционные варианты бумаг также действуют – их можно использовать наравне с УПД или вместо него.

Назначение документа, а также инструкция по его оформлению подробно прописывается в Письме ФНС.

В частности там указывается, что универсальная форма может быть использована для оформления процедуры передачи:

В таблице подробно описаны все типы хозяйственных операций, которые можно отражать в такой форме.

2 разновидности УПД

То же письмо налоговой службы утверждает 2 формы УПД, которые применяются на практике:

  1. Статус 1 совмещает в себе функции как счета-фактуры, так и первичного документа. Его можно использовать вместо товарной накладной, а также актов, подтверждающих приемку результатов работы и отсутствие претензий.
  2. Статус 2 применяется только для замены первичного документа. Таким образом, счет-фактуры в данном случае оформляется обязательно.

Разделение этих видов УПД имеет практическое значение: в статусе 1 необходимо заполнять все строки, а в статусе 2 исключают строки, связанные только со счетом фактурой. Сравнить эти 2 разновидности можно в виде такой таблицы.

вид УПДстатус 1статус 2
заменяети первичную форму, и счет-фактурутолько первичку
особенности

По форме представления доступен не только бумажный, но и электронный УПД (применяется с мая 2016 года, после того, как вышел соответствующий Приказ ФНС). Электронная версия используется не только как замена счета-фактуры и первичного документа, но и замена акта.

Образец и правила заполнения

В целом правила заполнения этой формы точно такие же, как и в случае оформления заменяемых ею документов (первичных и счета-фактуры):

  1. Обязательно указывают статус в зависимости от случая – 1 или 2.
  2. Номер, присвоенный фактуре, дата составления счета (при внесении исправлений аналогичные реквизиты вносятся и для корректировки).
  3. Наименование компании, ее реквизиты и адрес (как в учредительных документах).
  4. Код товара (или результата проделанной работы, услуги), его/ее название, единицы измерения.
  5. Стоимость товара, ставка 18% (НДС), сумма налога и стоимость товара вместе с НДС.
  6. Подпись директора (или индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера с расшифровкой (фамилия, инициалы).

Далее оформляют собственно «передаточную» часть, которая подтверждает факт передачи и получения товара/услуги/результатов работы. Указывают данные сторон, а также документ, на основе которого они вступили в правоотношения:

  1. В качестве такого документа чаще всего служат гражданские договоры – подряда, поставки, предоставления услуг и т.п. Отражают название, номер (при наличии) и дату подписания.
  2. Сведения о стороне, передавшей груз или результаты работ – должность, подпись, фамилия, инициалы, дата передачи.
  3. Аналогичные данные – о стороне, принявшей груз или результат работы.
  4. Наименования организаций или ИП.
  5. Оригинальные печати каждой организации. Если они проставляются, то заполнять данные по строкам 14 и 19 необязательно (при наличии названия компании в оттиске печати). При этом саму печать ставить также необязательно – достаточно просто подписать документ передавшей и принявшей стороне.

Изменение формы под свой случай

Каждая компания может продолжать использовать традиционные документы для подтверждения факта получения товара или услуги. Можно применять и УПД, причем допускается и видоизменять форму в соответствии с особенностями своего случая. Имеется в виду, что лицо может дополнять эту бумагу какими-либо графами (строки, столбцы), чтобы отразить больше информации об объекте.

Однако изменяя документ, необходимо помнить о том, что обязательно должны сохраниться по крайней мере 2 ее элемента:

  1. Форма счета-фактуры – эта бумага имеет единый образец, и его исправление не допускается.
  2. Все обязательные реквизиты – их полный перечень прописан для каждого вида документа в соответствующих законодательных актах.

Например, для первички обязательно указать описываемый факт хозяйственной жизни, единицу его измерения и т.п.

А для счета-фактуры важно отразить номер, название товара, их количество, цену за единицу и т.п.

Образец УПД 2021 года

11 января 2021

Форма универсального передаточного документа менялась уже несколько раз — в последний раз в прошлом году. В документе появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения УПД — на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):
Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:
Получите образец бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Изменения в УПД с 1 июля 2017 года

Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте — ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.

Подробнее о заполнении строки 8 здесь >>

Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.

Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года

С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:

Скачать новый образец УПД с 01.10.2017 здесь >>

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2021 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД — они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

Часто задаваемые вопросы

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны продавца:

Подписи в УПД со стороны покупателя:

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно в 2021 году?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур — 5 календарных дней с момента отгрузки).

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

Скачайте УПД бесплатно!

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

Как выглядят правильные образцы заполнения УПД: примеры

Зачем придумали УПД

Основная задача УПД – упрощение документооборота путем замены нескольких документов одним.

Изначально хоз. субъекты, применяющие ОСН, по сделкам выставляли своим контрагентам пакет документов, в котором помимо прочих были товарные накладные, акты и счета-фактуры к ним. При этом информация в накладных/актах и счетах-фактурах дублировалась. Для исправления данной ситуации и был придуман УПД – универсальный передаточный документ. Его универсальность не только в совмещении функций первички и счета-фактуры: в одном УПД можно отразить данные о реализуемом товаре/продукции, а также одновременно о выполненных работах/оказанных услугах. То есть, УПД может заменить собой до 6 документов.

Вынесем в таблицу, на какие операции может быть оформлен УПД:

Различные образцы заполнения УПД 2020 скачать можно далее в статье. Также дадим инструкцию по заполнению УПД в части некоторых спорных реквизитов.

Обязательно ли применять УПД

Применение УПД – не обязательная процедура. Сделки можно оформлять любым пакетом документов. Так, допустимо действовать по старинке и выписывать накладные и акты, а можно использовать УПД. Также разрешено с одними контрагентами применять один пакет документов, а с другими – другой.

Как правило, состав закрывающих документов прописан в договоре. Поэтому о том, какие документы составлять по сделке, надо позаботиться заранее и обговорить это с партнерами.

С 2013 года отменена обязанность пользоваться унифицированными формами документов. На данный момент можно разрабатывать собственные бланки, образцы которых утверждают учетной политикой предприятия. Единственное условие – наличие обязательных реквизитов. В том числе при заполнении УПД.

Какой бланк использовать для УПД

Образец УПД был разработан на основе формы счета-фактуры. Стандартный образец формы УПД приведен в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Как уже было сказано, данный бланк можно использовать как рекомендованный. Также допустимо добавить иные реквизиты или убрать некоторые существующие. То есть, оставляем только те, которые отнесены законом к обязательным.

Ниже рассмотрим, как правильно заполнить образец УПД.

Пояснения по некоторым реквизитам УПД

Обратим внимание на оформление любого образца заполнения УПД в части некоторых реквизитов.

Статус УПД

Бывает 2 варианта заполнения данного поля:

Статус – обязательный реквизит УПД.

Код товара/работ/услуг (графа Б)

Реквизит, который часто вызывает вопросы, – графа Б. Обязательно заполнять код товара в УПД не предписано. То есть, этот реквизит можно убрать из собственной разработанной формы. Если оставить, то:

Код вида товара (графа 1а)

Здесь понятно, что эту графу используют только для товара. Да и то: не для каждого товара, а который вывезен в страны ЕАЭС с территории РФ.

Страна происхождения товара (графы 10, 10а, 11)

Заполняют в отношении товара, страна происхождения которого – не Российская Федерация.

Подписи ответственных лиц

Подписи в УПД отнесены к обязательным реквизитам. Так как в состав УПД входят два документа – первичка и счет-фактура, то и правила заполнения образца передаточного документа в части подписей ответственных сторон можно разделить на два момента:

Если документ должен подписывать один и тот же человек, допустимо ставить подпись в одном из полей, а в других указать лишь фамилию и должность.

УПД при различных операциях

Далее рассмотрим различные образцы заполнения УПД.

УПД на услуги с НДС

Итак, допустим, что организация оказывает консультационные услуги и находится на общей системе налогообложения. Покажем образец заполнения УПД на услуги.

УПД на услуги без НДС

Спецрежимники должны с особым вниманием соблюдать правила заполнения УПД: если неплательщик НДС выставит счет-фактуру с выделенной суммой налога, ему придется уплатить НДС в бюджет и сдать в налоговую декларацию.

Напоминаем, что спецрежимник при использовании УПД в качестве первички проставляет в статусе УПД – «2».

Вот заполненный образец УПД на услуги без НДС:

УПД при реализации

Пусть организация реализует товар/продукцию и применяет общую систему налогообложения. Для оформления своих продаж она использует УПД вместо комплекта товарная накладная + счет-фактура.

Вот пример заполнения УПД по данным операциям:

Правила заполнения образца УПД на реализацию без НДС аналогичны правилам оформления образца формы УПД на услуги без НДС. Следует проследить за тем, чтобы:

УПД при совмещении реализации товаров и выполнении работ

Теперь рассмотрим правильное оформление образца заполнения УПД, в котором отражены одновременно отгрузка товаров и выполнение работ.

Никаких особых правил в этом случае нет. В строки следует вносить данные обо всех видах произведенных операций. При этом к моменту оплаты отгрузки товаров/продукции работы должны быть уже выполнены (под аванс УПД не выставляют).

При заполнении аналогичного документа спецрежимником надо также следить за статусом документа («2») и за тем, чтобы не был выделен НДС в соответствующих графах.

Подводим итоги

УПД – документ, позволяющий сократить документооборот в организации. Он заменяет собой пакет отгрузочных документов, в который могут быть включены накладные, акты и счета-фактуры к ним.

УПД могут оформлять любые хозсубъекты, в том числе на спецрежимах.

Порядок заполнения для неплательщиков НДС несколько отличается от порядка заполнения теми, кто применяет общий режим налогообложения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *